Gymkana con iPad en Princeton: la experiencia USA de Exploramás

La pregunta del cliente abrió la puerta que nos llevó directamente a EEUU. ¿Podrías encargaros vosotros? La respuesta, sin duda, afirmativa dio comienzo al desafío. Por primera vez, una experiencia de Exploramás iba a cruzar el charco en dirección a USA: una gymkana con iPad, con carácter team building, que además, debía dar a conocer el destino de una forma original.

«Muy ilusionado». Así recuerda el inicio de este proyecto su responsable directo en Exploramás, Fabio Lomeña. «El encargo suponía de por sí un gran trabajo previo, pero además, tendría lugar en septiembre, uno de los meses de mayor actividad en nuestra empresa». Todo un reto, por tanto.

De inmediato, la maquinaria de Exploramás comenzó a andar.

Objetivo: gymkana con iPad en Princeton

Comunicación

La comunicación directa y permanente con el cliente es una herramienta indispensable para afrontar cualquier proyecto. Para Exploramás es el pilar que sustenta la organización de sus eventos. «Todavía más en este»–cuenta Fabio– «desde el primer momento, hemos estado en contacto continúo con la agencia (en este caso la prestigiosa DMC AIM Group) para tener muy claras sus necesidades y poder cumplir sus expectativas».

De esta forma, quedaron definidas las características del evento: un grupo de 120 personas, un destino en EEUU (Princeton), una actividad que permitiera conocer la zona a través de elementos propios y que sirviera para fomentar el trabajo en equipo. Así que optamos por el Enigma iPad, una divertida gymkana con elementos de la búsqueda del tesoro y carácter de team building mediante la cual iban a descubrir el destino a través de retos y sorpresas.

Preparación

Investigación

Fijado el lugar, elegida la actividad, comenzamos la labor de investigación. «Empezamos a plantearnos preguntas del tipo ¿qué nos interesa ver? ¿Por qué? ¿Quién estuvo o vivió allí?», explica Elke Bührer, la directora de la Oficina de Exploramás en Barcelona, que participó también en el proyecto.

En esta fase, «buscamos un itinerario interesante, investigamos acerca de qué es lo más atractivo de la zona, qué pasó allí, quién estuvo o vivió en la zona», y en el caso de esta gymkana con iPad, «¿qué se rodó allí?». Porque, como explica Fabio, uno de los requisitos de esta actividad es que debía estar vinculada a la historia del matemático estadounidense, Nobel de Economía, John Forbes Nash, llevada a la gran pantalla a través de la película Una mente maravillosa.

«Esto centró la fase de investigación y nos ayudó a elegir las localizaciones del Enigma iPad pues algunos lugares de Princeton habían sido escenarios en el rodaje de la película que protagonizó Russell Crowe».

Diseño 

Con toda la información recabada, diseñamos la actividad. «Establecimos la ruta, incorporamos los retos, medimos el tempo de la actividad y cuidamos el ritmo», detalla Fabio acerca de un proceso que básicamente adaptó la estructura de esta gymkana con iPad de Exploramás a la localización y a los requisitos de la experiencia.

Planificación

Sin duda, uno de  los grandes retos de este proyecto fue llevar a cabo la planificación de toda la actividad en Princeton. «Tuvimos que adaptarnos al horario de la zona para poder realizar todas las gestiones necesarias con las entidades y organismos implicados en el evento», cuenta Elke acerca de una labor que requirió contactar con la Universidad de Princeton y la Biblioteca Pública, entre otras instituciones.

Revisión

La previsión es un factor fundamental para poder anticiparse a cualquier contratiempo. Por eso, «no dejamos nada al azar», asegura Fabio. Ya en el destino «revisamos la ruta hasta en cinco ocasiones, controlando los momentos críticos de la actividad y, el mismo día, comprobando que no hubiese acontecimientos de última hora que obstaculizaran los recorridos».

Esta es una práctica imprescindible en los procesos de creación y realización de actividades que lleva a cabo Exploramás. «Lo hacemos siempre como norma en nuestros eventos, pero en el caso de Princeton fuimos todavía más previsores para tenerlo todo bajo control».

Ejecución 

Durante la gymkana, «nuestra labor fue de complicidad con los participantes», relata Elke. «Les hicimos sentir que estábamos cerca pero siempre con el propósito de que fueran ellos quienes vivieran su propia experiencia», añade Fabio, que pone especial énfasis en la labor de «hacer cumplir el timming marcado por el propio cliente».

El grupo se introdujo de lleno en la actividad desde el mismo briefing. «Logramos que conectaran de inmediato con la experiencia a través de la proyección del trailer de Una Mente Maravillosa, una película que marcó todo el Enigma iPad«.

La ghymkana llevó a los participantes a lo largo de un recorrido por la ciudad en el que tuvieron que superar varios retos, entre ellos, encontrar códigos ocultos en la Biblioteca de Princeton para descifrar textos encriptados y descubrir parte de la historia de la Universidad de Princeton.

Evaluación

Terminado el evento, «revisamos todo el proceso y evaluamos la respuesta de los participantes y la opinión de la agencia, nuestro cliente», apunta Elke. En este sentido, el resultado fue un éxito. «El cliente quedó encantado con cada detalle de esta gymkana con iPad así como del briefing inicial y la ceremonia de clausura». Lo que afirma la directora de Exploramás Barcelona quedó corroborado por escrito en la carta que la empresa envió a la agencia AIM Group para felicitarle por la actividad.

«De hecho, la empresa se está planteando repetir pronto la experiencia en EEUU aunque esta vez con 300 empleados», cuenta Fabio, preparado ya para crear otra experiencia Exploramás en territorio USA.

Aquí, el director general de Exploramás, Manuel Araújo, y el responsable del proyecto, Fabio Lomeña, cuentan la experiencia en una entrevista en una televisión malagueña.

También se hicieron eco de esta ghymkana con iPad de Exploramás en Princeton algunos otros medios, entre ellos, el portal especializado Event Planner Spain.